Voor medewerkers

Vacature

Informatievoorziening

-

32

29-03-2020

externe vacature

Adviseur (Gemeente Lelystad)

Yvonne HeinrichsGemeente LelystadTelefoon14-0320

Informatiespecialist Digitaal Informatie- en Archiefbeheer (DIA)

Heb je vragen dan kun je terecht bij de adviseur.


Solliciteren

Ben jij een echte specialist op het gebied van digitale informatie- en archiefbeheer, een meedenker en sfeermaker, maar wil je vooral de schakel zijn tussen het team DIA en de rest van de organisatie? Ben jij van nature nieuwsgierig en stel jij regelmatig dit soort vragen: “Hoe zit dat dan?” en “Kan het ook beter en simpeler?” Lees dan vooral verder en kijk eens naar wat onze collega Jorn hierover vertelt.

Dat we zo min mogelijk papier verspillen, is bekend; dat doen we inmiddels al een tijd. Dat we via een hoop verschillende kanalen informatie op ons afgevuurd krijgen, kan nog wel eens spannend zijn. Want welke informatie is relevant voor het dossier? En weten de medewerkers die met een zaak bezig zijn wat zij zelf moeten doen om hun dossier goed op orde te hebben? Daar ligt voor jou een schone taak! Lijkt je dat wat?

Het team…
Het team Digitaal informatie- en archief beheer (DIA) beheert onze digitale documenten en speelt een belangrijke rol in de uitrol van het digitaal procesgericht werken binnen de gemeente Lelystad. Er is een verschuiving van werkzaamheden gaande, van uitvoerend, naar ondersteunend en adviserend. Wij zetten ons met 15 collega’s in om een hedendaagse informatievoorziening aan te bieden die de organisatie en de inwoners zo optimaal mogelijk tot dienst kan zijn. Digitalisering binnen de gemeente Lelystad en informatievoorziening staat hoog op de agenda! De daarbij behorende ambities hebben grote invloed op de werkwijze binnen de gemeente Lelystad. Team DIA ondersteunt dit proces.

De functie…
Als informatiespecialist DIA ben je een echte specialist op het vakgebied van informatie en archiefbeheer. Je bent breed inzetbaar, waardoor je werk zeer dynamisch is. Je omarmt afwisseling en bent in staat om je eigen verantwoordelijkheid hierin te nemen. Je bent zelf in staat om, in overleg met collega’s, prioriteiten te bepalen en werkzaamheden daarop aan te passen. Als informatiespecialist heb je een proactieve houding, weet je wanneer je regie moet nemen en herken je waar je toegevoegde waarde kan leveren. Je bent communicatief sterk en weet binnen een netwerk van directe collega’s en interne klanten goed te schakelen.

De belangrijkste werkzaamheden zetten we voor jou hieronder op een rij:
• Je draait mee in de dagelijkse werkzaamheden van het team, denk aan het verwerken van de inkomende en uitgaande post, dossiervorming en archivering waarbij je procesoptimalisatie en het doorvoeren van procesgericht werken nastreeft;
•Je bent mede verantwoordelijk voor de inrichting van het zaaksysteem/DMS, zodat een optimale aansluiting wordt bereikt met de beoogde procesgeoriënteerde manier van werken. Hiervoor voer je informatieanalyses uit op zaak- en dossierniveau en richt zaaktypes in voor de registratie en archivering van zaken en projecten en stemt dit af met de werkprocessen en het zaaksysteem;
• Je ziet toe op en zorgt voor een juist gebruik van het zaaksysteem/DMS en je adviseert over het gebruik, de wijze van ordening en de ontsluiting van digitale informatie(bronnen) en de inrichting van de informatiestromen;
• Je bent vraagbaak en accounthouder voor de teams in de organisatie en adviseert hen bij het werken met het zaaksysteem/DMS;
• Je bewaakt samen met je collega’s de afgesproken kaders en werkprocedures met betrekking tot de dagelijkse operatie en de kwaliteit van het werk en de dienstverlening, signaleert tijdig knelpunten en risico’s en doet voorstellen voor verbetering waar mogelijk;
• Je draagt samen met je collega’s zorg voor goede duurzame archiefvorming (zowel analoog als digitaal); denk daarbij onder andere aan compleetheid, informatieverstrekking, selectie en vernietiging en overbrenging naar het Flevolands Archief;
• Je zet lopende zaken en dossiers over naar het zaaksysteem/DMS volgens de methodiek van zaakgericht werken en je archiveert afgesloten zaken en dossiers en neemt deze op in het zaaksysteem/DMS;
• Je denkt mee over de kaders voor de te digitaliseren documenten (dossiers) en laat deze ook vaststellen.

Jouw kracht
Je bent een echte teamspeler, jouw werk is accuraat, je neemt initiatief en je weet je werk goed te organiseren. Je bent toegankelijk en je communiceert gemakkelijk. Je beschikt daarnaast over de volgende competenties:

• Proactief in denken en doen
• Uitstekende ontwikkelde communicatieve vaardigheden
• Empathisch en integer
• Zelfredzaam
• Zorgvuldig en analytisch vermogen
• Klant- en resultaatgericht
• Flexibele houding

Dit vragen we verder van je
• MBO-plus werk- en denkniveau
• Een afgeronde vakgerichte opleiding
• Kennis van de archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving
• Ruime werkervaring in vergelijkbare functie(s) of functie(s) met vergelijkbare werkzaamheden
• Ervaring met proces- en zaakgericht werken en (gemeentelijke) selectielijsten
• Ervaring met Document Management Systemen, Zaaksystemen en Zaaktypecatalogussen
• Ervaring met Djuma is een pre

Het mooie van gemeente Lelystad en de functie
Lelystad is in ontwikkeling. Een veranderende samenleving, die andere eisen aan de overheid stelt, vraagt om een andere manier van organiseren. Vertrouwen geven en verantwoordelijkheid nemen zijn de uitgangspunten. We werken samen, we zijn betrokken en we zorgen ervoor dat het duidelijk is.
Je komt werken in een stad waar de pioniersmentaliteit nog altijd heerst. Dit zie je ook terug in jouw werk. Sterker nog, jij hebt directe invloed op hoe professioneel de organisatie overkomt op de inwoners en andere belanghebbenden van Lelystad. Je hebt dus een uitdagende baan, vol afwisseling in een energieke organisatie.

Je krijgt hier de ruimte om jezelf te ontwikkelen met veel eigen verantwoordelijkheid.

We bieden een dienstverband voor gemiddeld 32 uur per week.
Het salaris is, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal schaal 8 (max. € 3.520,- euro bij een fulltime dienstverband van 36 uur).

Bovenop je salaris ontvang je een Individueel Keuze Budget van 17,05%. Je kiest ervoor om dit flexibel uit te laten betalen, of je koopt er bijvoorbeeld extra verlof van of een fiets. Ook kun je een deel van jouw budget omzetten in een tegemoetkoming voor reiskosten.

En daarnaast zijn onze pluspunten
• flexibiliteit werk/privé
• zeer goede thuiswerkmogelijkheden
• een ABP-pensioen
• laptop en smartphone van de zaak
• informele sfeer
• een verrassend vitaliteitsbeleid
• ontwikkelings-en opleidingsmogelijkheden
• een inspirerende werkplek
• een station of (betaalde) parkeergelegenheid op 2 minuten
Meer info
Heb jij naar aanleiding van onze vacature nog vragen over deze functie? Neem dan eens contact op met Karola Czuj, informatieadviseur DIA, kh.czuj@lelystad.nl of telefoon: 06-27363844 of met Chris Blok, teamleider, c.blok@lelystad.nl of telefoon: 06-18300169. Zij kunnen jou de inhoud van deze functie toelichten.

Hebben we je enthousiast gemaakt en durf jij deze uitdaging aan? Dan ontvangen we jouw motivatiebrief en cv uiterlijk 29 maart 2020. Als wij enthousiast worden van jouw brief en cv, dan spreken we jou het liefst zo snel mogelijk na ontvangst van je sollicitatie.

Let op! mail vanuit de Gemeente Lelystad kan in je spambox terechtkomen.
Als je op ‘Solliciteer’ klikt, dan ontvang je binnen 10 minuten een automatische ontvangstbevestiging. Ontvang je deze niet (controleer ook je spambox), dan adviseren we je om je sollicitatie opnieuw in te dienen.

In verband met het digitale proces kunnen wij te laat, of op een andere wijze ingediende sollicitaties niet meenemen in de procedure.

Het opvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de benoemingsprocedure.

De gemeente Lelystad biedt aan iedereen ruimte. We streven naar het zijn van een diverse en inclusieve organisatie. Een organisatie die talent als basis en die kracht van diversiteit van de medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteren